Desimone
Een Belgisch ingenieursbedrijf gespecialiseerd in de productie van op maat gemaakte industriële machines.
Desimone is een Belgisch bedrijf gevestigd in Charleroi, gespecialiseerd in het ontwerpen en produceren van op maat gemaakte industriële machines. Laadrobots, kwaliteitscontrolemachines, handlingapparatuur en spuitmachines: elke oplossing wordt op maat ontwikkeld voor klanten die actief zijn in technisch veeleisende sectoren, waaronder de automobielindustrie, voedingsindustrie, farmaceutische sector en logistiek.
Logistic & Warehouse Invoicing HR Verkoop
Elk project omvat een multidisciplinair team van ingenieurs gedurende de volledige levenscyclus: van systeemarchitectuur en technische modellering tot productie, testen en installatie op locatie bij de klant. Kostenbeheersing is een kernonderdeel van het proces: honderden werkuren, de aankoop van gespecialiseerde componenten, meerdere iteratiefases, allemaal beheerd binnen een vooraf vastgesteld budget dat van bij de start is bepaald.
Door de jaren heen maakte de groei van Desimone de beperkingen van de bestaande organisatie steeds duidelijker
Er lopen meer projecten tegelijk, de teams worden groter en de aankoop- en facturatieflows worden complexer. De bestaande tools waren niet langer voldoende om het vereiste controleniveau te garanderen.
Uitdaging
Desimone had al een ERP-systeem in gebruik. Hoewel dit de dagelijkse operationele werking ondersteunde, bood het slechts beperkte analytische inzichten.
Het verkrijgen van een actueel financieel overzicht van een lopend project, het vergelijken van effectieve gepresteerde uren met de gebudgetteerde ramingen of het identificeren van afwijkingen voordat ze de marges beïnvloeden vereiste aanzienlijke manuele inspanning, een proces dat niet langer compatibel was met de groei van het bedrijf.
“ What was important, is to have a dedicated project manager that could really understand our needs from inside. And for this, I needed a 1-to-1 approach and I had ”
Axel Soyer CEO Desimone
4 geïdentificeerde pijnpunten
Geconfronteerd met aanhoudende groei had het bedrijf een geïntegreerd systeem nodig waarin elke transactie traceerbaar is, elke beslissing kan steunen op betrouwbare realtime data en de winstgevendheid van elk project gedurende de volledige levenscyclus zichtbaar blijft.
- Onduidelijke budgetopvolging: onmogelijk om in realtime het verschil te visualiseren tussen het initiële budget, vastgelegde kosten en werkelijke uitgaven.
- Arbeidskosten niet per project opgevolgd: werkuren werden versnipperd geregistreerd, zonder directe link met taken of projectrendabiliteit.
- Onvoldoende traceerbaarheid van materialen: aankopen en stockbewegingen waren niet gekoppeld aan de relevante projecten.
- Gefragmenteerde samenwerking: het ontbreken van een gecentraliseerd systeem vertraagde de besluitvorming en de informatiestroom tussen teams.
Oplossingen
Om de uitdagingen van Desimone aan te pakken, implementeerde Eezee-it een geïntegreerde Odoo-oplossing opgebouwd rond drie complementaire pijlers, die de volledige levenscyclus van een industrieel project dekken.
1Realtime budgetdashboards
Elk project beschikt over een continu bijgewerkt financieel dashboard dat het initiële budget, de vastgelegde kosten en de werkelijke uitgaven combineert. Automatische waarschuwingen signaleren afwijkingen zodra ze ontstaan, nog voordat ze de marges kunnen beïnvloeden.
2Urenregistratie geïntegreerd met projecten
Een barcodegebaseerd tijdregistratiesysteem laat werkplaatsteams toe hun uren per taak te registreren via smartphone, tablet of werkstation. Elke geregistreerde uur wordt automatisch toegewezen aan het juiste project en voedt de realtime kostenberekening.
3Projectgekoppelde aankopen en voorraad
De modules Aankoop en Voorraad zijn rechtstreeks geïntegreerd in de projectlevenscyclus. Elke inkooporder wordt vanaf het aanmaken aan een project gekoppeld. Bij ontvangst worden de stockniveaus bijgewerkt en worden de kosten automatisch toegewezen, wat volledige traceerbaarheid van de gebruikte componenten garandeert.
Resultaten
In minder dan vijf maanden schakelde Desimone over naar een systeem waarin alle projectgegevens gecentraliseerd, betrouwbaar en realtime toegankelijk zijn.
Naast de administratieve tijdsbesparing zijn de managementmogelijkheden fundamenteel versterkt: het management heeft nu een duidelijk zicht op de winstgevendheid van elk project, zelfs vóór de voltooiing.
- Volledige go-live afgerond in minder dan 5 maanden, binnen de vooropgestelde timing en kwaliteitsnormen.
- Significante vermindering van de tijd besteed aan budgetopvolging en projectrapportering.
- Realtime zicht op arbeidskosten, automatisch toegewezen per project en per taak.
- Volledige traceerbaarheid van aankopen en materialen, zonder manuele herinvoer of consolidatie.
- Vlotte samenwerking tussen technische teams, aankoop en directie, op één enkele databron.
- Schaalbaar systeem: Odoo ondersteunt de groei van Desimone zonder verlies aan controle.
"
What it has improved the most, finally, is having a convenient tool to better drive the company. The ambition for us is further to grow. I think Odoo will be able to follow us.
Continue budgetcontrole zonder manuele consolidatie
Het projectdashboard onderscheidt drie kostenniveaus
- het initiële budget dat vooraf werd goedgekeurd, de vastgelegde kosten overeenkomend met lopende aankooporders, en de werkelijke uitgaven voortkomend uit ontvangen facturen. Deze drie indicatoren worden continu bijgewerkt, zonder manuele tussenkomst.
- Configureerbare waarschuwingen worden geactiveerd zodra een overschrijdingsdrempel wordt bereikt, zodat corrigerende acties kunnen worden genomen voordat de afwijking structureel wordt.
- Het management beschikt zo over een betrouwbaar financieel referentiepunt voor elk lopend project, zonder te moeten rekenen op periodieke consolidaties.
- Het aantal opvolgvergaderingen daalt automatisch: statusvragen kunnen rechtstreeks in het systeem worden beantwoord.
Van werkplaats-urenregistratie naar realtime zicht op winstgevendheid voor management
Elke operator registreert zijn uren per taak via de terminal in de werkplaats.
- Of dat nu een barcodescanner, tablet of vaste werkpost is. Het invoerproces is eenvoudig en verstoort de workflow niet.
- Deze uren worden automatisch doorgestuurd naar Odoo Timesheets, toegewezen per project en activiteit, zonder herinvoer door supervisors of HR.
- De uurkost die gekoppeld is aan het werknemersprofiel zet elke tijdsregistratie om in een werkelijke arbeidskost. Het management krijgt een geconsolideerd realtime zicht op de winstgevendheid van elke opdracht, ongeacht de projectfase.
- Deze setup bereidt Desimone ook voor op de Belgische wettelijke verplichting rond arbeidstijdregistratie, die vanaf januari 2027 voor alle werkgevers zal gelden.
Integratie Aankoop–Voorraad–Project
Elke component is traceerbaar van inkooporder tot geleverde machine.
- Elke inkooporder wordt aangemaakt met een expliciete koppeling aan het relevante project. Bij ontvangst wordt de stockbeweging automatisch geregistreerd en wordt de kost zonder bijkomende interventie aan het project toegewezen.
- Aankoopteams hebben realtime toegang tot stockniveaus en projectgerelateerde verplichtingen zonder meerdere bronnen te moeten raadplegen. Aanvulbeslissingen worden zo gebaseerd op betrouwbare en geconsolideerde data.
- De volledige traceerbaarheid van de gebruikte componenten in elke machine wordt ook een kwaliteitsvoordeel: het helpt om te voldoen aan de documentatievereisten van veeleisende industriële klanten en vereenvoudigt interventies na verkoop.
Van Compliance
naar Winstgevendheidsbeheer
Het tijdregistratiesysteem dat bij Desimone werd geïmplementeerd gaat veel verder dan louter wettelijke conformiteit. Elk uur dat in de werkplaats wordt geregistreerd voedt automatisch de project timesheets en de berekening van productiekosten. Dit is precies wat de nieuwe Belgische wetgeving zal vereisen voor alle werkgevers vanaf 1 januari 2027.
Om te begrijpen hoe Odoo aan deze vereiste kan voldoen en tegelijk operationele waarde kan genereren die veel verder gaat dan eenvoudige compliance
De Odoo-oplossing geconfigureerd door Eezee-itOntmoet onze experts !
Thomas was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we bespreken hoe Odoo hetzelfde voor jou kan doen.
