Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs
Als aankoopcentrale biedt DOKO aan haar leden raamovereenkomsten aan met betrekking tot leveringen of diensten. Heel concreet betekent dit dat de leden zelf geen aparte plaatsingsprocedure meer moeten doorlopen om in orde te zijn met de wetgeving overheidsopdrachten. DOKO neemt dit zoveel als mogelijk van hen over. Leden kunnen op die manier eenvoudig goederen en diensten aankopen op basis van de raamovereenkomsten afgesloten door DOKO.
Modules
Uitdaging
Om Doko diensten van hoge kwaliteit aan haar leden te kunnen bieden, moest het moderniseren en een self-service systeem aanbieden om de huidige administratieve taken te vereenvoudigen. Een van de taken is het intekenen op een DOKO raamovereenkomst, waarvoor leden voorwaarden en specifieke toetredingsclausules moeten ondertekenen. Deze contracten werden handmatig via e-mail afgehandeld en er werd een overzicht bijgehouden in Excel. Deze manier van werken leidde soms tot het missen van contracten en mandaten, waardoor ze hun leden desgevraagd geen exemplaar konden bezorgen.
Oplossing
Doko koos Odoo door de veelzijdigheid aan functionaliteiten en de mogelijkheid deze uit te breiden met eigen behoeften. Voor het aanleveren van de informatie over raamovereenkomsten wordt gebruik gemaakt van Odoo Website en Odoo Blog. Het inschrijven op een raamovereenkomst gebeurd online via Odoo eSign. De ondertekende mandaten worden aan de leden ter beschikking gesteld via het Odoo Portaal. Ledengegevens worden automatisch gesynchroniseerd in Odoo vanuit de +200000 contactendatabase van Katholiekonderwijs Vlaanderen. Inloggen in het systeem gaat via Single Sign On (SSO) via een oauth integratie.
Resultaten
Leden hebben nu een one-stop-shop met alle informatie van raamovereenkomsten, getekende contracten en mandaten. Door de nauwe integratie is aanmelden met hun bekende inloggegevens eenvoudig en vertrouwd.