Office manager (halftijds)
Wavre
-
België
Notes Seb : Notes Seb : Notes Seb :
Mi-temps (all days and morning preferably)
Connaissance HR et comptabilité est un plus
Connaissance Odoo est un plus
Personne organisée (sens de l'oganisation) et communicative
Expérience professionnelle de 5 ans
Les tâches que j’effectue en dehors des ressources humaines sont :
- Answering phone
- L’office management (Waver + Leuven) (en moyenne 7h/semaine) qui consiste à gérer le courrier, l’admin bureaux, l’entretien des locaux, le rangement des cartons de livraison et autre retour de foires, l’achat et les livraisons de nouveau matériel, le courrier (relevé, recommandés et timbres, l’aménagement du confort des collaborateurs, fournir la cuisine en petit matériel (cuisine, lait, savon, etc…) et remplir le tiroir crasses, ….
- La flotte et le budget mobilité (1h à 2h/jour)
- Les events : entre 20h et 30h/event semaine en sachant qu’il y a un event par mois à peu près (off meeting, Odoo XP, Off Meeting résidentiel, réunion d’équipe à l’extérieur, apéro mensuel …)
- Les voyages : entre 2 et 3h/voyage (réserver avions et hôtels, encoder expenses)
- Gestion des expenses : 2h/semaine
- Approbation factures fournisseurs
- La gestion de la carte VISA : 2h/semaine
- …….
1. Accueil & communication
Accueil téléphonique
Gestion de la centrale d’appel
Accueil des clients et visiteurs sur site
Gestion de la boîte mail info@
Interface avec le facteur, transporteurs et livreurs
2. Office management & gestion des bureaux (Wavre + Leuven)
Gestion quotidienne des bureaux
Suivi des contrats liés aux bureaux (bail, nettoyage, machines à café, etc.)
Gestion du chauffage, de la climatisation et du wifi
Coordination avec les prestataires externes
Suivi de l’entretien des locaux
Gestion des consommables (bureau, cuisine, sanitaires, etc.)
Approvisionnement cuisine (lait, café, savon, petit matériel)
Gestion du bien-être et du confort des collaborateurs
Vérification régulière des stocks et besoins
Rangement logistique (cartons de livraison, retours de foires, stockage)
Logistique quotidienne (organisation générale des espaces)
Commande des lunchs du midi
Gestion et rangement du matériel commun
3. Achats & logistique
Gestion des petits achats de matériel :
bureau
IT léger
matériel marketing
Suivi des commandes et livraisons
Coordination avec fournisseurs
4. Gestion administrative & financière
s factures entrantess factures entrantes s factures entrantes factures entrantes Gestion des factures entrantes
Approbation et suivi des Approbation et suivi des factures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseursfactures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseurs
Gestion et suivi des Gestion et suivi des expensesGestion et suivi des expensesexpensesGestion et suivi des expenses
Gestion des Gestion des cartes VISAGestion des cartes VISAcartes VISAGestion des cartes VISA
Gestion des Gestion des cartes essenceGestion des cartes essencecartes essenceGestion des cartes essence
Encodage et suivi administratif dans Odoo
5. Flotte & mobilité
Gestion de la flotte de véhicules
Suivi et gestion du budget mobilité
Utilisation et suivi de l’application de budget mobilité
Coordination avec fournisseurs et partenaires liés à la mobilité
Suivi administratif lié aux véhicules et aux avantages mobilité
6. Events, team building & vie d’entreprise
Organisation et coordination logistique des events internesevents internes : :
off meetings
team buildings
événements internes récurrents
Présence et support logistique lors des événements
Gestion des prestataires (lieux, catering, matériel)
Coordination ponctuelle avec l’équipe marketing pour les événements
Gestion des imprévus avant, pendant et après les événements
7. Voyages professionnels
Réservation des voyages (avions, hôtels)
Support administratif lié aux déplacements
Suivi des expenses liées aux voyages
8. Onboarding & support aux équipes
Accueil des nouveaux collaborateurs
Explication du fonctionnement des bureaux
Gestion des accès, clés et badges
Support logistique lors des arrivées et départs
Contribution au bon fonctionnement quotidien des équipes
9. Amélioration continue & organisation
Maintien et amélioration des processus existants
Identification d’axes d’optimisation dans l’organisation quotidienne
Contribution à la fluidité opérationnelle et administrative de l’entreprise
Rôle de point de contact interne pour les sujets opérationnels
Eezee is op zoek naar een halftijdse Office Manager die instaat voor het vlotte dagelijkse functioneren van de kantoren en de teams ondersteunt in hun operationele activiteiten
Je vervult een centrale rol binnen de interne organisatie en waakt over de dagelijkse operationele werking van het bedrijf.
Jouw rol
Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele werking van het bedrijf. Je werkt binnen een breed en transversaal takenpakket, in nauwe samenwerking met interne teams en externe partners, en zorgt ervoor dat de organisatie vlot, gestructureerd en betrouwbaar functioneert.
Organisatie van de functie
De functie is halftijds, met een werkregeling van 4 uur per dag, bij voorkeur elke ochtend, van maandag tot en met vrijdag, met een aanwezigheid op locatie in Waver en Leuven.
Een zekere flexibiliteit wordt verwacht, met name tijdens interne events. In dat kader kunnen de werkuren uitzonderlijk aangepast worden (aanwezigheid in de namiddag of ’s avonds, met recuperatie als tegenprestatie).
Als Office Manager werk je binnen een operationeel en organisatorisch domein, met als doel een vlotte dagelijkse werking van het bedrijf te garanderen. De functie is transversaal, in interactie met alle teams, en omvat zowel de organisatie van de kantoren als de logistieke en administratieve ondersteuning van de interne activiteiten.
Organisatie van de functie
- Organisatie en beheer van de kantoren (Waver en Leuven): dagelijkse logistiek, coördinatie van dienstverleners, opvolging van materiaal, contracten en het comfort van de teams.
- Beheer van administratieve stromen gelinkt aan de interne werking: leveranciersfacturen, onkosten (expenses), professionele kaarten en bijhorende administratieve opvolging.
- Beheer van het wagenpark, brandstofkaarten en het mobiliteitsbudget, in samenwerking met de bijhorende tools en partners.
- Organisatie en logistieke coördinatie van interne events en teambuildings, met occasionele samenwerking met het marketingteam.
- Ontvangst van klanten en bezoekers, evenals beheer van algemene communicatiekanalen (telefoon, callcenter, info@ mailbox).
- Logistieke ondersteuning bij onboarding van nieuwe medewerkers (onthaal, werkplek, toegangen).
- Bijdragen aan de continue verbetering van de interne organisatie, door pragmatische optimalisaties voor te stellen die aansluiten bij de realiteit op het terrein
Jouw profiel
Je beschikt over minstens 5 jaar professionele ervaring in een gelijkaardige functie of in een transversale administratieve / operationele rol, bij voorkeur binnen een kmo-omgeving.
Je staat bekend om je sterke organisatorische vaardigheden, betrouwbaarheid en je vermogen om meerdere taken gelijktijdig en gestructureerd te beheren. Je werkt autonoom, anticipeert op noden en zorgt ervoor dat zaken vooruitgaan zonder voortdurende opvolging.
Wat wij zoeken
- Een gestructureerde, georganiseerde en proactieve persoon die een gevarieerd takenpakket aankan.
- Duidelijke en professionele communicatieskills, zowel mondeling als schriftelijk.
- Flexibiliteit, in het bijzonder tijdens interne events of drukkere periodes.
- Vlot functioneren in een operationele werkomgeving, met aandacht voor het feit dat “alles moet draaien”.
Competenties en troeven
- Frans is vereist; Nederlands of Engels is vereist.
- Kennis van HR-, administratieve of boekhoudkundige omgevingen is een pluspunt.
- Grondige kennis van Word, Excel en PowerPoint.
- Kennis van Odoo is een plus, maar geen vereiste (opleiding wordt voorzien).
Ons aanbod
- Een halftijds contract van onbepaalde duur (4 uur per dag, bij voorkeur in de voormiddag).
- Een aantrekkelijk loonpakket met een competitief salaris, maaltijdcheques (€10/dag), ecocheques, hospitalisatieverzekering, laptop en professionele gsm.
- Een functie die 100% on-site wordt uitgevoerd, met kantoren in Waver en Leuven.
- Een centrale en structurerende rol, met echte autonomie in de dagelijkse organisatie.
- Een professionele, stabiele en menselijke werkomgeving, binnen een groeiend bedrijf.
- Slimme flexibiliteit, vooral rond interne events, met aanpassing van uurroosters en recuperatie.
- Odoo-opleiding bij opstart.
- Doorgroeimogelijkheden, in functie van de evolutie van de rol en het bedrijf.
- Startdatum: zo snel mogelijk.
« Alleen gaan we sneller, samen gaan we verder »
Waarom Eezee-it?
Bij Eezee-it staan mensen en toegevoegde waarde centraal in elk project. Wij geloven dat een geslaagde ERP-implementatie niet alleen gaat over live gaan, maar vooral over het vermogen van onze klanten om autonomer, efficiënter en performanter te werken.
Werken bij Eezee-it betekent:
- Bijdragen aan impactvolle projecten in ambitieuze bedrijven.
- Groeien in een ondersteunende, collaboratieve en wendbare omgeving waar initiatief wordt aangemoedigd.
- Elke dag leren, samen met gepassioneerde en open experts.
- De groei van een internationale groep mee vormgeven, terwijl je geniet van de nabijheid van een hecht team.
Wie is Eezee-it ?
Bij Eezee zijn we meer dan alleen een Gold en MMC Odoo-partner. Sinds 2010 hebben we meer dan 250 projecten succesvol afgerond en ondersteunen we wereldwijd meer dan 2.000 gebruikers. Met vijf internationale kantoren en een team van 90 experts werken we nauw samen met Odoo om complexe uitdagingen aan te pakken en retailers, distributeurs, franchiseformules en merkfabrikanten te helpen hun omnichannel-strategieën te optimaliseren.
Onze aanpak is gebaseerd op samenwerking, klanttevredenheid en efficiëntie met een oplossingsduur van minder dan 4 uur en een indrukwekkende klantbeoordeling van 4,8/5.