Office manager (mi-temps)
Wavre
-
Belgique
Notes Seb : Notes Seb : Notes Seb :
Mi-temps (all days and morning preferably)
Connaissance HR et comptabilité est un plus
Connaissance Odoo est un plus
Personne organisée (sens de l'oganisation) et communicative
Expérience professionnelle de 5 ans
Les tâches que j’effectue en dehors des ressources humaines sont :
- Answering phone
- L’office management (Waver + Leuven) (en moyenne 7h/semaine) qui consiste à gérer le courrier, l’admin bureaux, l’entretien des locaux, le rangement des cartons de livraison et autre retour de foires, l’achat et les livraisons de nouveau matériel, le courrier (relevé, recommandés et timbres, l’aménagement du confort des collaborateurs, fournir la cuisine en petit matériel (cuisine, lait, savon, etc…) et remplir le tiroir crasses, ….
- La flotte et le budget mobilité (1h à 2h/jour)
- Les events : entre 20h et 30h/event semaine en sachant qu’il y a un event par mois à peu près (off meeting, Odoo XP, Off Meeting résidentiel, réunion d’équipe à l’extérieur, apéro mensuel …)
- Les voyages : entre 2 et 3h/voyage (réserver avions et hôtels, encoder expenses)
- Gestion des expenses : 2h/semaine
- Approbation factures fournisseurs
- La gestion de la carte VISA : 2h/semaine
- …….
1. Accueil & communication
Accueil téléphonique
Gestion de la centrale d’appel
Accueil des clients et visiteurs sur site
Gestion de la boîte mail info@
Interface avec le facteur, transporteurs et livreurs
2. Office management & gestion des bureaux (Wavre + Leuven)
Gestion quotidienne des bureaux
Suivi des contrats liés aux bureaux (bail, nettoyage, machines à café, etc.)
Gestion du chauffage, de la climatisation et du wifi
Coordination avec les prestataires externes
Suivi de l’entretien des locaux
Gestion des consommables (bureau, cuisine, sanitaires, etc.)
Approvisionnement cuisine (lait, café, savon, petit matériel)
Gestion du bien-être et du confort des collaborateurs
Vérification régulière des stocks et besoins
Rangement logistique (cartons de livraison, retours de foires, stockage)
Logistique quotidienne (organisation générale des espaces)
Commande des lunchs du midi
Gestion et rangement du matériel commun
3. Achats & logistique
Gestion des petits achats de matériel :
bureau
IT léger
matériel marketing
Suivi des commandes et livraisons
Coordination avec fournisseurs
4. Gestion administrative & financière
s factures entrantess factures entrantes s factures entrantes factures entrantes Gestion des factures entrantes
Approbation et suivi des Approbation et suivi des factures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseursfactures fournisseursApprobation et suivi des factures fournisseurs
Gestion et suivi des Gestion et suivi des expensesGestion et suivi des expensesexpensesGestion et suivi des expenses
Gestion des Gestion des cartes VISAGestion des cartes VISAcartes VISAGestion des cartes VISA
Gestion des Gestion des cartes essenceGestion des cartes essencecartes essenceGestion des cartes essence
Encodage et suivi administratif dans Odoo
5. Flotte & mobilité
Gestion de la flotte de véhicules
Suivi et gestion du budget mobilité
Utilisation et suivi de l’application de budget mobilité
Coordination avec fournisseurs et partenaires liés à la mobilité
Suivi administratif lié aux véhicules et aux avantages mobilité
6. Events, team building & vie d’entreprise
Organisation et coordination logistique des events internesevents internes : :
off meetings
team buildings
événements internes récurrents
Présence et support logistique lors des événements
Gestion des prestataires (lieux, catering, matériel)
Coordination ponctuelle avec l’équipe marketing pour les événements
Gestion des imprévus avant, pendant et après les événements
7. Voyages professionnels
Réservation des voyages (avions, hôtels)
Support administratif lié aux déplacements
Suivi des expenses liées aux voyages
8. Onboarding & support aux équipes
Accueil des nouveaux collaborateurs
Explication du fonctionnement des bureaux
Gestion des accès, clés et badges
Support logistique lors des arrivées et départs
Contribution au bon fonctionnement quotidien des équipes
9. Amélioration continue & organisation
Maintien et amélioration des processus existants
Identification d’axes d’optimisation dans l’organisation quotidienne
Contribution à la fluidité opérationnelle et administrative de l’entreprise
Rôle de point de contact interne pour les sujets opérationnels
Eezee recherche un(e) Office manager à mi-temps pour assurer le bon fonctionnement quotidien de ses bureaux et soutenir les équipes dans leurs activités opérationnelles.
Vous occupez un rôle central dans l’organisation interne et veillez au bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise au quotidien.
Votre rôle
En tant qu’Office manager, vous êtes responsable du bon fonctionnement opérationnel de l’entreprise au quotidien. Vous intervenez sur un périmètre large et transversal, en lien avec les équipes internes et les partenaires externes, et veillez à ce que l’organisation soit fluide, structurée et fiable.
Organisation du poste
Le poste est prévu à mi-temps, à raison de 4 heures par jour, idéalement chaque matin, du lundi au vendredi, avec une présence sur site à Wavre et Leuven.
Une flexibilité est attendue, notamment lors d’événements internes. Dans ce cadre, l’horaire peut être adapté ponctuellement (présence l’après-midi ou en soirée, récupération en contrepartie).
En tant qu’Office manager, vous intervenez sur un périmètre opérationnel et organisationnel, avec pour objectif d’assurer un fonctionnement fluide de l’entreprise au quotidien. Le rôle est transverse, en interaction avec l’ensemble des équipes, et couvre l’organisation des bureaux ainsi que le support logistique et administratif lié aux activités internes.
Votre rôle couvre notamment
- L’organisation et la gestion des bureaux (Wavre et Leuven) : logistique quotidienne, coordination des prestataires, suivi des équipements, des contrats et du confort des équipes.
- La gestion des flux administratifs liés aux activités internes : factures fournisseurs, expenses, cartes professionnelles et suivi administratif associé.
- La gestion de la flotte de véhicules, des cartes essence et du budget mobilité, en lien avec les outils et partenaires dédiés.
- L’organisation et la coordination logistique des événements internes et des team buildings, avec une collaboration ponctuelle avec l’équipe marketing.
- L’accueil des clients et visiteurs, ainsi que la gestion des canaux de contact généraux (téléphone, centrale d’appel, boîte mail info@).
- Le support logistique à l’onboarding des nouveaux collaborateurs (accueil, bureaux, accès).
- La contribution à l’amélioration continue de l’organisation interne, en proposant des optimisations pragmatiques et adaptées à la réalité du terrain.
Votre profil
Vous disposez d’une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans un rôle similaire ou dans une fonction administrative / opérationnelle transverse, idéalement dans un environnement PME.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation, votre fiabilité et votre capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec méthode et pragmatisme. Vous savez travailler de manière autonome, anticiper les besoins et faire avancer les choses sans supervision constante.
Ce que nous recherchons
- Une personne organisée, structurée et proactive, capable de gérer un périmètre varié.
- Une communication claire et professionnelle, tant à l’oral qu’à l’écrit.
- Une capacité à faire preuve de flexibilité, notamment lors d’événements internes ou de périodes plus intenses.
- Une bonne aisance dans un environnement opérationnel, avec le souci que « tout tourne ».
Compétences et atouts
- Le français est indispensable, le néerlandais ou l’anglais est requis.
- Une connaissance des environnements RH, administratifs ou comptables est un atout.
- Une connaissance approfondie des outils Word, Excel et Powerpoint
- Une connaissance d’Odoo est un plus, mais n’est pas indispensable (une formation est prévue).
Notre Offre
- Un contrat à durée indéterminée à mi-temps (4h/jour, idéalement le matin).
- Un package salarial attractif comprenant un salaire compétitif, des chèques-repas (10 €/jour), des écochèques, une assurance hospitalisation, ainsi qu’un laptop et un téléphone professionnel.
- Un poste 100 % sur site, avec des bureaux à Wavre et Leuven.
- Un rôle central et structurant, avec une réelle autonomie dans l’organisation quotidienne.
- Un environnement de travail professionnel, stable et humain, au sein d’une entreprise en croissance.
- Une flexibilité intelligente, notamment lors d’événements internes, avec adaptation des horaires et récupération.
- Une formation à Odoo prévue à l’arrivée.
- Des perspectives d’évolution en fonction de l’évolution du rôle et de l’entreprise.
- Un démarrage dès que possible.
« Seuls, nous allons plus vite ; ensemble, nous allons plus loin »
Pourquoi Eezee-it?
Chez Eezee-it, nous plaçons l’humain et la valeur ajoutée au centre de tout projet. Nous croyons qu’une implémentation réussie ne se mesure pas seulement à la mise en ligne d’un ERP, mais à la capacité de nos clients à être plus autonomes, plus efficaces et plus performants dans leur activité.
Travailler chez Eezee-it, c’est :
- Participer à des projets à fort impact dans des entreprises ambitieuses.
- Évoluer dans un cadre bienveillant, collaboratif et agile, où la prise d’initiative est encouragée.
- Apprendre chaque jour, aux côtés d’experts passionnés et ouverts.
- Contribuer à la croissance d’un groupe international, tout en gardant la proximité d’une équipe à taille humaine.
Qui est Eezee-it ?
Chez Eezee, nous sommes bien plus qu’un simple partenaire Gold et MMC Odoo. Depuis 2010, nous avons mené à bien plus de 250 projets et accompagnons plus de 2 000 utilisateurs à travers le monde. Avec cinq bureaux internationaux et une équipe de 90 experts, nous travaillons étroitement avec Odoo pour relever des défis complexes et aider les retailers, distributeurs, franchises et fabricants de marques à optimiser leurs stratégies omnicanales.
Notre approche repose sur la collaboration, la satisfaction client et l’efficacité avec un temps de résolution inférieur à 4 heures et une note client impressionnante de 4,8/5.