VAR
Media sales versterken met geïntegreerde contract- en financiële workflows
E-commerce Omnichannel POS Klaviyo Shopify Logistic & Warehouse B2B Invoicing Productie
VAR is het reclameagentschap van VRT, de Vlaamse Radio- en Televisieomroep. Gevestigd in Sint-Stevens-Woluwe biedt de organisatie multichannelreclame (tv, radio, digitaal) aan bureaus en rechtstreekse adverteerders. Met zo’n 50 medewerkers werkt VAR samen met Belgische en internationale mediapartners om communicatieprojecten van professionals te realiseren.
Uitdaging
VAR wilde zijn volledige operationele keten digitaliseren – van campagnebestelling tot facturatie. De bestaande tools ondersteunden noch dynamische contractcreatie, noch gecentraliseerde klantgegevens, noch integratie met het bredere ecosysteem, waaronder het klantenportaal, rapporteringstools en boekingssystemen van VAR. Manuele processen en een gebrek aan flexibiliteit belemmerden de samenwerking tussen teams en partners.
3 Belangrijke doelstellingen
- Contractcreatie en lifecyclebeheer stroomlijnen
- Campagnegebaseerde bestellingen en facturatie automatiseren
- Integratie met externe systemen voor een uniforme digitale workflow
Oplossingen
VAR werkte samen met Eezee-it om een sterk gepersonaliseerde Odoo-oplossing te ontwikkelen, afgestemd op de complexiteit van VAR’s bedrijfsprocessen.
1Aangepaste contractmodule
Een dynamische module werd volledig op maat gebouwd. Gebruikers kunnen contracten opstellen door clausules en sjablonen toe te voegen of aan te passen, afhankelijk van het type samenwerking. Documenten kunnen rechtstreeks in Odoo worden verzonden en digitaal ondertekend, wat zorgt voor een vlotte en traceerbare validatie.
2Geïntegreerde campagneflow
De Sales- en Accounting-modules werden via een servicebus gekoppeld aan externe platformen. Campagneboekingen genereren automatisch aankooporders in Odoo, die specifieke facturatieflows activeren, rekening houdend met kortingen en commissies per klanttype.
3Gecentraliseerd klantbeheer en kredietcontrole
De Odoo Contactmodule werd aangepast om alle klantinformatie te centraliseren. Via een API-integratie met Atradius gebeuren kredietcontroles en kredietlimiettoekenningen automatisch, wat risico’s minimaliseert vanaf het begin van de samenwerking.
Resultaat
Efficient flows & full traceability
Dankzij de flexibiliteit van Odoo ontwikkelde Eezee-it een systeem dat het commerciële, juridische en financiële proces van VAR weerspiegelt. Het resultaat is een krachtige oplossing die interne samenwerking bevordert en de klantbeleving optimaliseert van offerte tot factuur.
"De nieuwe omgeving geeft ons volledige controle over complexe commerciële workflows en bevordert samenwerking tussen systemen en teams."
— VAR Projectteam
Dynamisch contractbeheer
De op maat gemaakte contractbouwer maakt snelle en nauwkeurige contractopmaak mogelijk.
- Contractgeneratie op basis van clausules
- Sjabloonbeheer per klanttype
- Geïntegreerde elektronische ondertekening
Geautomatiseerde order-to-cash-flow
Via externe tools geboekte campagnes worden automatisch in Odoo verwerkt.
- Real-time generatie en versiebeheer van aankooporders
- Integratie van korting- en commissielogica
- Gestroomlijnde verwerking van facturen en creditnota’s
Slim klantprofielbeheer
Gecentraliseerde gegevens en risicobeheertools verbeteren het klantenbeheer.
- Atradius API voor kredietscoring
- Verrijking van gegevens op contactniveau
- Geïntegreerd zicht op CRM en financiën
Ontmoet onze experts!
Thomas was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor jou kan doen.
