VAR
Optimiser les ventes média grâce à des flux contractuels et financiers intégrés
E-commerce Omnicanal Point de vente Klaviyo Shopify Logistique et entrepôt B2B Facturation Production
VAR est l'agence publicitaire de la VRT, la Radio-Télévision flamande. Basée à Woluwe-Saint-Étienne, l’organisation propose des services publicitaires multicanaux (TV, radio, digital) aux agences et annonceurs directs. Avec environ 50 collaborateurs, VAR collabore avec des acteurs médias belges et internationaux pour donner vie aux projets de communication de ses clients.
Défi
VAR souhaitait digitaliser l’ensemble de ses opérations, de la commande de campagnes à la facturation. Les outils en place ne permettaient pas la création dynamique de contrats, la centralisation des données clients ni l’intégration avec l’écosystème plus large de VAR, incluant son portail client, ses outils de reporting et ses systèmes de réservation. Les processus manuels et le manque de flexibilité freinaient la collaboration entre les équipes et les partenaires.
3 objectifs clés à atteindre
- Simplifier la création de contrats et leur gestion tout au long du cycle de vie
- Automatiser les processus de commande et de facturation liés aux campagnes
- S’intégrer aux systèmes externes pour un flux de travail digital unifié
Solutions
VAR a collaboré avec Eezee-it pour concevoir une solution Odoo hautement personnalisée, en phase avec la complexité de ses opérations commerciales.
1Module de contrat sur mesure
Un module dynamique a été développé de zéro, permettant aux utilisateurs de construire des contrats en ajoutant ou modifiant des clauses et des modèles selon le type de collaboration. Les documents peuvent être envoyés et signés en ligne directement dans Odoo, assurant une validation fluide et traçable.
2Workflow de campagne intégré
Les modules Sales et Comptabilité ont été reliés via un service bus à des plateformes tierces. Les réservations de campagnes génèrent automatiquement des bons de commande dans Odoo, qui déclenchent des flux de facturation personnalisés prenant en compte les réductions et politiques de commission spécifiques à chaque client.
3Centralisation des données clients et gestion du crédit
Le module Contacts d’Odoo a été adapté pour consolider toutes les informations clients. L’intégration API avec Atradius permet d’effectuer automatiquement des contrôles de crédit et d’attribuer des limites, assurant une maîtrise du risque dès le début de la collaboration.
Résultat
Des processus fluides & une traçabilité complète
Grâce à la flexibilité d’Odoo, Eezee-it a conçu un système qui reflète les processus commerciaux, juridiques et financiers de VAR. Le résultat est une solution performante qui améliore la coordination interne et l’expérience client de l’offre à la facture.
"Le nouvel environnement nous donne un contrôle total sur des workflows commerciaux complexes et renforce la collaboration entre les systèmes et les équipes."
— Équipe projet VAR
Gestion dynamique des contrats
Le générateur de contrats personnalisé permet une création rapide et précise des accords.
- Génération de contrat basée sur des clauses
- Gestion des modèles par type de client
- Signature électronique intégrée
Flux de commande à encaissement automatisé
Les campagnes réservées via des outils externes sont traitées automatiquement dans Odoo.
- Génération et versionnage en temps réel des bons de commande
- Intégration des logiques de remises et de commissions
- Traitement simplifié des factures et notes de crédit
Profilage intelligent des clients
Des données centralisées et des outils d’évaluation du risque pour un meilleur suivi client.
- API Atradius pour la notation de crédit
- Enrichissement des données au niveau du contact
- Visibilité croisée sur le CRM et la comptabilité
Rencontrez nos experts !
Thomas était en charge de ce projet exceptionnel !
Parlons de la manière dont Odoo peut en faire autant pour vous.
