Politeia
Geautomatiseerde abonnementenworkflows die de werking vereenvoudigen en handmatig werk beperken
E-commerce Logistic & Warehouse Website Verkoop
Politeia is een tweetalige uitgeverij gespecialiseerd in publicaties voor professionals in de publieke sector. Naast haar uitgeefactiviteiten organiseert het bedrijf ook opleidingen, workshops, seminaries en conferenties. Haar klanten zijn onder meer ambtenaren, juridische professionals, leerkrachten, zorgverleners en non-profitorganisaties. De missie van Politeia is om hun expertise te verrijken met op maat gemaakte en waardevolle redactionele inhoud.
Politeia maakt deel uit van een breder ecosysteem dat ook Pinakes omvat, een specialist in contactgegevens van de publieke sector, en Academic & Scientific Publishers (ASP), gericht op academische en wetenschappelijke uitgaven. Samen vormen zij een toonaangevende referentie op het vlak van gegevens- en contentbeheer voor academische en publieke instellingen.
Uitdaging
Politeia stond voor een grote uitdaging: het beheer van de complexiteit van haar abonnementsmodellen. Het bedrijf biedt twee soorten abonnementen aan:
Belangrijkste doelstellingen
Alle publicaties zijn beschikbaar in zowel papieren als digitale vorm, wat een extra laag van complexiteit toevoegt aan de abonnementsworkflow.
Politeia had behoefte aan een gecentraliseerd en geautomatiseerd systeem om het abonnementsbeheer te stroomlijnen, manuele taken te verminderen en informatieverlies te voorkomen.
- Jaarabonnement: abonnees ontvangen automatisch elke nieuwe publicatie en worden één keer per jaar gefactureerd.
- Doorlopend abonnement: elke publicatie wordt afzonderlijk gefactureerd op het moment van verzending.
Oplossingen
Eezee-it implementeerde Odoo om Politeia te helpen haar activiteiten te centraliseren en het abonnementsbeheer te automatiseren. Het project richtte zich op drie kerngebieden:
1Abonnementsautomatisering met Odoo
OdooDe Odoo-module “Abonnementen” stelt het bedrijf in staat om verkoop- en boekhoudgegevens te verenigen en een optimale opvolging te verzekeren op basis van het type en formaat van het abonnement.
2Geoptimaliseerde verkoopworkflows
Het volledige verkoopproces – van bestelling tot verlenging – is nu geautomatiseerd, wat de manuele verwerking en fouten aanzienlijk vermindert.
3Geïntegreerde boekhouding
Met de boekhoudmodule van Odoo worden alle financiële verrichtingen gecentraliseerd, wat realtime inzicht geeft in facturatie, betalingen en openstaande saldi.
Resultaat
Geünificeerde operaties & verhoogdeproductiviteit
Politeia geniet nu van volledig geautomatiseerde en gestroomlijnde abonnementsflows. Op basis van het bestelformulier van de klant worden verschillende acties automatisch uitgevoerd:
- Beheer van het abonnementsmodel en de herhaling
- Selectie van het formaat (papier of digitaal)
- Automatische facturatie volgens het abonnementsmodel
- Generatie en verzending van facturen
- Logistieke coördinatie voor opslag en verzending
Geautomatiseerd abonnementsbeheer met Odoo
Politeia gebruikt Odoo’s abonnementsengine om de complexiteit van meerdere modellen en formaten met gemak en precisie te beheren.
- Past automatisch de juiste facturatiecyclus toe (jaarlijks of per publicatie)
- Ondersteunt beide formaten (papier en digitaal) met specifieke regels en triggers
- Realtime statusopvolging en meldingen voor verlengingen, verzendingen en updates
Gestroomlijnde verkoop- en facturatieflows
Handmatige verkoopverwerking werd vervangen door efficiënte, geautomatiseerde workflows, wat de verwerkingstijd verkort en fouten vermindert.
- Naadloos lead-tot-factuurproces, geïntegreerd met abonnementslogica
- Automatische aanmaak, verzending en opvolging van facturen
- Aanpasbare verlengingsregels voor maximale flexibiliteit
Financiële zichtbaarheid vertegenwoordigt
Met de geïntegreerde boekhoudmodule van Odoo beschikt Politeia over volledige transparantie en controle over haar financiën in één centraal systeem.
- Realtime financiële rapportering over alle activiteiten
- Gecentraliseerd dashboard voor opvolging van facturatie en betalingen
- Vereenvoudigde reconciliatie tussen bestellingen, facturen en boekingen
Ontmoet onze experts !
Thomas was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we bespreken wat Odoo ook voor u kan betekenen.
