Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs
De aankoop- en administratieve processen stroomlijnen voor katholieke onderwijsinstellingen in Vlaanderen
E-commerce Omnichannel POS Klaviyo Shopify Logistic & Warehouse B2B Invoicing Productie
DOKO (Diensten ter Ondersteuning van het Katholiek Onderwijs) is het aankoopcentrum van het Katholiek Onderwijs Vlaanderen en ondersteunt meer dan 2.400 onderwijsinstellingen. Het biedt juridisch advies over wetgeving inzake overheidsopdrachten, stelt modelbestekken op, organiseert opleidingen en faciliteert netwerkgroepen. Daarnaast beheert DOKO de verkoop van educatief materiaal ontwikkeld door Katholiek Onderwijs Vlaanderen.
Uitdaging
De toenemende omvang en vraag naar de diensten van DOKO legden de beperkingen van hun manuele processen bloot. Inschrijvingen op raamovereenkomsten gebeurden via e-mail, en contracten en mandaten werden opgevolgd in Excel. Dit bemoeilijkte de volledigheid en toegankelijkheid van documenten. De aangesloten scholen hadden weinig zicht op hun contracten en geen autonomie in het beheer ervan.
3 Belangrijke doelstellingen
- Digitale inschrijving en mandaatondertekening mogelijk maken
- Contracten en documenten centraliseren en beveiligen
- Gebruikerservaring verbeteren via naadloze authenticatie
Oplossingen
In samenwerking met Eezee implementeerde DOKO Odoo om het beheer van raamovereenkomsten te centraliseren, ondertekeningen te automatiseren en het documentbeheer voor scholen te verbeteren.
1Contracttransparantie via Website & Blog
Raamovereenkomsten worden nu gepubliceerd via de Odoo Website en Blog. Scholen kunnen ze eenvoudig raadplegen, geüpdatete documenten bekijken en weloverwogen beslissingen nemen.
2eSign en portaaltoegang tot mandaten
DOKO gebruikt Odoo eSign voor online inschrijving en ondertekening van mandaten. Ondertekende documenten worden automatisch opgeslagen en zijn toegankelijk via een persoonlijk portaal voor elke school.
3OAuth-gebaseerde authenticatie
Eezee integreerde het DOKO-platform met de identiteitsprovider van Katholiek Onderwijs Vlaanderen, wat Single Sign-On (SSO) via OAuth mogelijk maakt voor een veilige en gestroomlijnde toegang.
Resultaat
Meer autonomie & betere traceerbaarheid van documenten
Scholen beschikken nu over een gebruiksvriendelijk digitaal portaal waarin ze overeenkomsten kunnen raadplegen, ondertekenen en opvolgen. Automatisering vermindert de administratieve last, en SSO maakt veilige toegang eenvoudiger.
“Dankzij dit project hebben onze aangesloten scholen directe toegang tot hun overeenkomsten, via een vereenvoudigde en veilige workflow.”— DOKO-team
Toegankelijke en geactualiseerde contractendatabase
DOKO’s overeenkomsten zijn nu gestructureerd en online gepubliceerd, met duidelijke zichtbaarheid als resultaat.
- Verbeterde transparantie
- Consistente documentatie
- Vereenvoudigde raadpleging
Digitale ondertekening van mandaten met eSign
Met Odoo eSign kunnen contracten en mandaten vlot digitaal ondertekend worden.
- Geen papierwerk meer
- Automatisch gearchiveerde documenten
- Veilige en conforme ondertekeningsprocedure
Single Sign-On voor aangesloten scholen
OAuth-integratie zorgt voor veilige en intuïtieve toegang met bestaande gebruikersgegevens.
- Eenvoudige login
- Rolgebaseerde toegangscontrole
- Betrouwbare authenticatie-infrastructuur
Ontmoet onze experts!
Thomas was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor jou kan doen.
