Le client charge la SA « Eezee-it », ayant son siège social à 1300 Wavre, Avenue Edison 20 et enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0826.282.028 (hereinafter the "Company"), (ci-après la « Société »), d’une mission de conseil et d'assistance en matière informatique dans le cadre de la suite d’applications Odoo.

L’objet précis de la mission de la Société est défini dans un bon de commande validé électroniquement par le client. La validation du bon de commande par le client implique l’acceptation expresse et sans réserve de la mission et des présentes conditions générales à l’exclusion des éventuelles conditions générales du client.

Le bon de commande et les présentes conditions générales constituent l’intégralité de l’accord intervenu entre les parties relativement à l’objet décrit. Il se substitue à tous autres accords, propositions, offres, déclarations d’intention formulées antérieurement par l’une ou l’autre des parties.

Il est entendu entre les parties que les annexes au bon de commande ou aux présentes conditions générales, ainsi que les conditions des sous-traitants font partie intégrante de l’accord intervenu entre les parties.

Les conditions générales de la Société restent en vigueur si le client en a eu préalablement connaissance dans le cadre de l’exécution d’une ou plusieurs autres commandes.

2.1 Consultance 

Ce type de prestations couvre l’accompagnement et le développement par la Société à la mise en place d’une ou de plusieurs applications Odoo. Plus précisément ces prestations couvrent l’analyse des processus, le design fonctionnel, l’organisation de workshops, la configuration des applications standards de Odoo, la formation sur le process des utilisateurs clefs, la configuration des templates standards Odoo (factures, templates de mails…), les prestations d’hypercare (support à la mise en production) et la gestion de projet. 

2.2 Développement d'extra-modules 

Ce type de prestations porte sur la réalisation d’extra-modules consistant en un répertoire de fichiers de code source, ou un ensemble de personnalisations nécessitant du code créées (par ex. avec Odoo Studio), pour ajouter des fonctionnalités.

La réalisation d’extra-module s’accompagne d’une période de garantie d’un mois sur la correction des bugs (soit toute défaillance qui se traduit par un arrêt complet, un message d’erreur avec trace d’exécution, ou une brèche de sécurité, et qui n’est pas directement causé par un problème d’installation ou une configuration défectueuse (ci-après les « Bugs »). La garantie ne couvre pas les modifications fonctionnelles, de design ou d’ergonomie.

La période de garantie prend effet à la mise en production d’un développement réalisé par la Société.

Au-delà du délai de garantie, les frais de correction de bugs sont à charge du client, sauf dans le cas où un Contrat d’Évolution est conclu.

Au-delà de la période de garantie, le client a le choix entre une prestation de maintenance ou un contrat d’Évolution. 

2.3 Import des Données du Client

Il s’agit des prestations d’import des données « maîtres » telles que notamment clients, fournisseurs, employés ; les données transactionnelles telles que notamment comptes clients et fournisseurs, bilan, commandes. Le client est également formé à l’utilisation des outils d’import disponibles sur Odoo.

Le client fournit à la Société les données dans le format préparé par la Société. Le client est seul responsable des données enregistré(e)s sur son système informatique.

2.4 Infrastructure

Ce type de prestations couvre les prestations de gestion de l’hébergement des applications Odoo du client. Cela comprend la configuration des différents environnements (développement, qualité, production…) en fonction des volumes du client, la mise à jour des logiciels, le monitoring permanent, la gestion des backups, le niveau de disponibilité, la gestion de la sécurité des données, le respect des règles GDPR. 

Le client accepte les conditions générales du fournisseur d’hébergement et décrites dans la proposition d’infrastructure.

2.5 Maintenance

2.5.1 Accès Hotline

Cette option permet l’accès au service hotline de la Société (support livré par la Société pour résoudre les incidents) soit par téléphone soit par email à support@eezee-it.com du lundi au vendredi de 9:00 à 17:30 (heures belges). Le support «hotline» comprend les services de support fonctionnel et technique online et l’accès à un service de ticketing. Via son portail individuel, le client dispose d’une vue transparente sur l’ensemble des tickets ouverts, leur statut et les actions menées. Le support prévoit également la gestion des « releases » et la mise en production de nouveaux développements. Le client aura la possibilité de valider chaque nouvelle version avant la mise en production

Le support Hotline est uniquement accessible aux représentants du client qui sont formés aux applications Odoo et désignés comme responsable pour le support des utilisateurs.

Le support comprend un «Service Level Agreement (ci-après « SLA »), qui garantit au client un niveau de service optimal en fonction de son degré de priorité

P1.Urgent: Est appliqué lorsque l’ensemble du système n’est plus disponible
P2.Elevé: Une fonction importante n’est plus fonctionnelle ;
P3.Moins prioritaire: Un problème qui ne met pas en péril les fonctions de l’entreprise
P4.Sans urgence: Une demande qui ne nécessite pas d’urgence

Priorité	Temps de réponse
P1	< 2 heures
P2	< 4 heures
P3	< 16 heures
P4	< 24 heures

Le temps de réponse correspond à l’obligation de fournir une réponse adéquate au problème survenu. Une réponse adéquate se présente sur un plan d’action mis en place pour remédier au plus vite au problème. Une réponse n’est pas assimilable directement à un temps de résolution.

Les heures sont calculées sur la base des heures de bureau soit du lundi au vendredi de 9:00 à 17:30 (heures belges).

En cas de défaillance sur une P1, et pour autant que le client ait appelé la ligne de support, la Société accorde une pénalité de 1.000 EUR HTVA et de 500 EUR HTVA en cas de défaillance sur une P2. Le montant total sur une année civile en pénalité est plafonné à la redevance annuelle du service rétrocédé.

Les demandes des clients n’ayant pas souscrit au SLA seront traitées en fonction des disponibilités.

2.5.2 Support Fonctionnel

Le support fonctionnel comprend les services suivants:

• Toute question sur l’existant du système venant des key users;
• Toute question concernant des améliorations possibles sur les applications Odoo en production;
• Des questions liées au compte du client, abonnement ou facturation;
• Toute intervention au niveau de l’infrastructure si l’hébergement Odoo SH ou autre est géré par la Société.

Les demandes suivantes sont traitées comme change request:

• Les demandes d’implémentation et la configuration des nouvelles applications;
• Toute intervention sur vos comptes tiers ou applications tierces;
• Toute intervention au niveau de l’infrastructure si hébergement chez le client;
• Le développement d’extra-modules.

2.5.3.  Maintenance du code

2.5.3.1 Correction des Bugs

Ce type de prestation couvre les prestations de correction des Bugs en dehors de la période de garantie visée à l’article 2.2.

Le client est responsable de fournir à la société un environnement de test pour chaque connecteur lié à un logiciel tiers. Il incombe également au client de communiquer à la société tout changement significatif de procédure dans le logiciel tiers qui pourrait avoir un impact sur le bon fonctionnement du connecteur. De plus, le client doit fournir un enregistrement vidéo de chaque flux métier exécuté dans le logiciel tiers, en relation avec les données échangées via le connecteur.

2.5.3.2 Migration de Version

Ce type de prestation couvre la migration d’Odoo (par exemple, Odoo Enterprise 15.0 à Odoo Enterprise 16.0), et de correctifs de sécurité prévus par Odoo.

La migration des applications standards Odoo Enterprise et les extra-modules vers les nouvelles versions des applications Odoo dans le périmètre fonctionnel existant.

La migration comprend les prestations suivantes:

• la gestion de projet;
• les prestations online de testing et de contrôle de qualité;
• la formation online des key users sur les flux existants.

Le client s’engage à tester et valider les processus et les données dans la nouvelle version. Eezee-it n’est pas responsable de la qualité des données migrées.

2.6 Formation et Documentation

Ce type de prestation comprend l’organisation et la préparation de sessions de formation en ligne ou sur site et/ou la rédaction de la documentation.

2.7 Contrat d'Évolution

2.7.1 Objet

Le Contrat d’Évolution couvre de façon illimitée:

• L’accès à la hotline (voir article 2.5.1.);
• Les prestations de support fonctionnel (voir article 2.5.2.);
• les prestations de correction des Bugs visée à l’article 2.5.3.1.;
• La migration telle que visée à l’article 2.5.3.2.

2.7.2 Conditions Financières

Le Contrat d’Évolution est facturé sous forme de forfait. Ce forfait est défini comme étant un pourcentage du (i) coût total de l’implémentation par la Société des applications Odoo et (ii) du coût annuel des licences portant sur ces applications Odoo (les points (i) et (ii) étant ci-après définis comme étant la « Base de Calcul »).

Le Contrat d’Évolution est facturé en forfait suivant les termes de facturation définis dans le bon de commande. La base de calcul est réévaluée à chaque échéance de facturation en fonction des « Change Request » repris en 3 pour des prestations définies aux articles 2.1,2.2,2.3 implémentés au cours de la période écoulée. Par exception à ce qui précède, si le nouvel investissement implique une implémentation par la Société en plusieurs phases, le prix du Contrat d’Evolution sera immédiatement adapté au prorata du nombre de mois à courir avant l’échéance annuelle, afin de tenir compte de cette nouvelle implémentation.

2.7.3 Durée et Résiliation

Le client a la possibilité de conclure un contrat d'évolution avec l'entreprise pour une durée déterminée de 2 ans ou de 3 ans. Ceci sera spécifié dans le formulaire de commande. Une seule migration est effectuée pendant la durée du contrat. Le contrat d'évolution est reconduit tacitement, sauf préavis écrit du client ou de la société au moins un mois avant l'expiration du contrat d'évolution.

En cas de résiliation notifiée par le client en dehors de l’hypothèse du 1er paragraphe, celui-ci sera redevable à la Société d’une indemnité d’un montant équivalent (i) au solde de la valeur du Contrat d’Évolution si la migration des applications Odoo a eu lieu et (ii) à 50 % de la rémunération annuelle si la migration des applications Odoo n’a pas encore eu lieu.

En cas de résiliation notifiée par la Société en dehors de l’hypothèse du 1er paragraphe, celle-ci sera redevable au client d’une indemnité d’un montant équivalent à (i) un douzième de la rémunération annuelle si la migration des applications Odoo a eu lieu et (ii) 50 % de la rémunération annuelle si la migration des applications Odoo n’a pas encore eu lieu.

Les changes request concernent toutes les modifications et/ou extensions des spécifications définies dans le bon de commande de référence. Ils sont soumis aux dispositions décrites à l’article 2.

Les délais d’exécution stipulés dans un bon de commande ou tout autre document contractuel, le cas échéant, sont donnés à titre indicatif et sont maintenus dans la mesure du possible, mais ils ne constituent pas une clause essentielle de la relation contractuelle entre les parties.

Un retard d’exécution ne peut être invoqué par le client pour demander la résolution de la relation contractuelle, réclamer des dommages et intérêts ou faire valoir une autre revendication.

Le client demeure responsable de la mise à disposition et de la formation de son personnel. Le client s’engage à respecter les délais qui lui incombent, tels que la validation des documents ou le temps d’exécution de tests.

Toute réclamation concernant les prestations ou les produits livrés doit être signalée par courrier recommandé dans les huit (8) jours suivant l’exécution.

Dans son bon de commande, la Société informe le client de manière claire au sujet du mode de calcul de ses honoraires en fonction des types de prestations (régie ou forfait).

Lorsque des estimations de prix sont données, elles le sont à titre purement indicatif et ne peuvent constituer de prix forfaitaire.

Lorsque le prix est exprimé en régie, les heures de transport entre le siège de la Société et celui du client sont considérées comme des heures de prestation facturables.

Toute modification ou travail supplémentaire demandé par le client, même au moment de l’exécution et sans bon de commande complémentaire donnera lieu à une facturation complémentaire.

Les prix pour les Services (en régie et en forfait) peuvent être adaptés à chaque échéance de facturation par la Société sur base de la formule suivante : Nouveau Prix = Prix de base * (nouvel indice\indice initial).  

Pour lequel les définitions suivantes sont d'application:

• Prix de base: le prix initial du contrat ou le prix indexé précédemment;
• Indice initial: l'indice publié par Agoria "digital" du mois précédant la signature du Contractant, ou du mois précédant la date de la dernière indexation;
• Nouvel indice : l'indice publié par Agoria « Digital » du mois précédant la date de l'indexation.
  

Les tarifs forfaitaires ou en régie pourront être révisés unilatéralement par la Société en cas de modification significative des conditions économiques du secteur, sous réserve d’en informer le client en tenant compte d'un délai de préavis d’un (1) mois.

Les prestations facturées en régie feront l’objet d’une facturation mensuelle sur base de relevés de temps.

Les prestations facturées selon un forfait feront l’objet d’une facturation par jalons (milestones) définis dans le bon de commande.

Les factures émises par la Société sont payables, au plus tard avant la date d’échéance mentionnée au recto de ces factures, au siège de la Société sur le compte bancaire ouvert à son nom.

En cas de retard de paiement, la Société se réserve le droit de suspendre ses prestations et de les reprendre dès régularisation du paiement.

En cas de non-paiement à leur échéance, les factures porteront de plein droit et sans mise en demeure intérêts au taux de 10% l’an. En outre, elles seront majorées de plein droit et sans mise en demeure de 10% à titre d’indemnité forfaitaire. L’indemnité ne sera jamais inférieure à 40,00 €. Le défaut ou le retard de paiement de tout ou partie d’une facture entraînera par ailleurs de plein droit et sans mise en demeure, l’exigibilité de toutes autres factures échues.

Sauf accord écrit de la Société, en cas d’annulation d’une mission par le client, la Société pourra exiger le paiement d’une indemnité égale à 30 % des prestations décommandées si celles-ci n’ont pas encore commencé.

Les honoraires, frais et débours restent dus à la Société jusqu’à la suspension, l’interruption ou la fin de sa mission.

L’absence de contestation d’une facture dans un délai de quinze (15) jours présume son acceptation. Toute contestation doit être adressée par lettre recommandée ou par une voie électronique équivalente permettant de s’assurer de l’envoi, de la réception et du contenu du message.

En cas de litige survenant entre parties, quelle que soit la source du litige, les factures non contestées au moment de la survenance du litige doivent être payées. Il ne peut y avoir de compensation entre d’éventuels dommages et intérêts réclamés par le client et les factures non contestées.

La Société s’engage à accomplir sa mission telle que définie dans le bon de commande dans la mesure de ses moyens et des règles de l’art. Le client s’engage à collaborer avec la Société pendant toute la durée d’exécution de la mission, en vue de faciliter et améliorer la qualité des prestations telles que définies dans le bon de commande.

La responsabilité de la Société est limitée à la réparation du dommage prévisible, personnel et certain résultant de son dol ou de sa faute lourde.

La Société ne pourra jamais être tenu responsable de dommages indirects généralement quelconques subis par le client tels qu’une perte d’exploitation, une perte de contrat, une perte de données, perte de bénéfice ou de chiffre d’affaires, augmentation de frais, causé par l’exécution de la mission.

La Société ne pourra être tenu responsable d'un quelconque défaut de conformité de ses prestations trouvant sa cause directement ou indirectement dans les informations, éléments de données, utilisation du logiciel par le client ou en cas de force majeure.

Les indemnités que la Société peut être tenue de verser au client ne dépasseront jamais 50% de la moyenne annuelle du chiffre d’affaires facturé au client sur les 3 dernières années de prestations (ou si inférieures à 3 ans, sur les années de relation contractuelle effective).

La Société n’est responsable que de ses propres obligations dans l'exercice de sa mission. Elle ne peut en aucun cas être tenue responsable de tout dommage, quel qu'il soit, résultant des manquements d’Odoo dans l’exécution de ses propres obligations.

La Société renvoie à cet égard aux conditions générales d’Odoo disponibles suivant le lien suivant, qui sont réputées être acceptées par le client : https://www.odoo.com/documentation/17.0/legal.html.

Sans préjudice aux clauses de l’article 2.7.3. si un Contrat d’Évolution a été conclu, Il pourra être mis fin à la mission par chacune des parties moyennant un préavis de 3 mois.

Il pourra être mis fin à la mission par chacune des parties avec effet immédiat, sans indemnité, de plein droit et sans intervention du juge, en cas d’inexécution fautive par l’une des parties d’une de ses obligations contractuelles 30 jours après une mise en demeure restée infructueuse, précisant le manquement reproché ainsi que l’intention de résilier la relation contractuelle s’il n’est pas solutionné.

Les parties assurent une transition correcte et rapide en cas de cessation de leur collaboration.

En cas de réalisation d’une des conditions suivantes dans le chef de l’une des parties, la relation contractuelle pourra être résolu par l’autre partie, de plein droit, sans intervention du juge, et sans préavis ou indemnité de quelque nature que ce soit : en cas de faillite ou de liquidation.

Si par la suite de force majeure, la Société était obligée d’interrompre l’exécution de la mission, l’exécution du contrat serait suspendue pendant le temps où elle ne pourrait pas assurer la mission.

La force majeure désigne tout événement qui (i) ne résulte pas de la volonté de l'une des Parties, (ii) n'était pas prévisible au moment de l'acceptation de la mission et (iii) rend impossible la poursuite de l'exécution de la mission pour la Société.

Au cas où la Société serait obligée d’interrompre l’exécution de ou d’arrêter la mission pour cause de force majeure, la Société ne sera pas tenue de rembourser les sommes déjà payées dans le cadre de la mission.

La Société et le client s'engagent à conserver confidentiels les informations et documents concernant l'autre partie, de quelque nature qu'ils soient, financiers, techniques, sociaux ou commerciaux, auxquels ils auraient pu avoir accès au cours de l'exécution de la mission.

La précédente disposition ne fait pas obstacle à ce que la Société puisse faire état dans ses publicités, sur son site web ou dans tous documents commerciaux ou offres commerciales, de toutes les commandes réalisées avec possibilité de mentionner la dénomination sociale du client et l'objet de la commande.

Le client et la Société acceptent de ne pas aborder activement, dans le but de les engager, les collaborateurs qui sont directement ou indirectement impliqués dans la mission, et ce, dès le début de l’exécution de la mission jusqu’à six (6) mois après la date finale de la mission et/ou sa résiliation anticipée, la dernière date étant retenue, à moins que les parties en conviennent autrement par écrit.

En cas de violation des conditions du présent article, la partie défaillante s’engager à payer à l’autre partie un montant forfaitaire de vingt mille euros (20.000 EUR).

Si l’une des dispositions des présentes conditions générales venait à être déclarée nulle, cette nullité n’affectera pas la validité des autres clauses des présentes conditions générales.

La nullité d'une clause est limitée à cette clause, étant entendu cependant qu’une disposition valable dont l’économie correspondrait ou serait aussi proche que possible de l’effet de la disposition nulle ou inopérante lui sera substituée au terme d’une négociation de bonne foi entre les Parties.

Aucune des parties ne sera présumée avoir renoncé à un droit résultant de la relation contractuelle ou d’une faute ou violation commise par une autre partie, à moins que cette première partie n’y ait expressément renoncé par écrit.

L’objet du présent article est d’informer les clients sur la manière dont les données du client sont collectées et traitées par la Société (ci-après dénommée le « Responsable du traitement ») dans le respect de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données abrogeant la directive 95/46/CE.

Toutes les données personnelles du client qui sont collectées (données d’identification personnelle telles que nom, prénom, adresse e-mail, adresse physique, … ; données professionnelles telles que nom d’entreprise, siège social, numéro de TVA, numéro de téléphone, adresse e-mail professionnelle, fonction, statut, nom du représentant, données des ressources humaines du personnel, … ; données d’identification financière telles que numéro de carte bancaire, numéro de carte de crédit,…), seront exclusivement gérées par la Société et seront utilisées dans le cadre de l’exécution de la mission. Ces données ne seront pas communiquées à des tiers ni utilisées à des fins commerciales sans son consentement express préalable.

Le Responsable du traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales et réglementaires.

Moyennant une demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du traitement à l’adresse suivante 1300 Wavre, Avenue Edison 20 ou à l’adresse e-mail suivante info@eezee-it.com le client, après avoir justifié de son identité (en joignant une copie de sa carte d'identité), dispose d'un droit d'accès, de limitation du traitement, de rectification, d’effacement, de portabilité, de s’opposer au traitement et un droit à l’oubli des données le concernant.

Les relations contractuelles entre parties auxquelles s’appliquent les présentes conditions générales sont régies exclusivement par le droit belge.

Tous les litiges découlant de cette collaboration ou en rapport avec celui-ci, y compris toute question concernant son existence, sa validité ou sa résiliation, seront résolus conformément aux procédures prévues dans le présent Article 23.

(A) Négociation

Les parties s'efforceront de résoudre tout différend à l'amiable par la négociation entre les responsables qui ont l'autorité nécessaire pour trancher ce différend.

(B) Médiation

Tout différend qui n'est pas résolu par la négociation conformément au paragraphe (A) dans les 15 jours après que l'une des parties a demandé par écrit la négociation en vertu du paragraphe (A), ou dans tout autre délai convenu par écrit par les parties, sera réglé à l'amiable par la voie de la médiation.

(C) Juridiction

Tout différend qui n'est pas résolu par la médiation conformément au paragraphe (B) après la nomination du médiateur, ou dans tout autre délai convenu par écrit, sera définitivement réglé sous la juridiction des tribunaux de Nivelles.

Toutes les communications au cours de la négociation et de la médiation conformément aux paragraphes (A) et (B) sont confidentielles et seront traitées comme ayant été faites au cours des négociations en vue de parvenir à une solution de conciliation.