VAR
VAR is het reclamebureau van de VRT (Vlaamse Radio en Televisie) en verkoopt advertentieruimte in multichannel (tv, radio, digitaal) aan gespecialiseerde agentschappen en adverteerders. Deze organisatie, gevestigd in Sint-Etienne-Woluwe, stelt een vijftigtal mensen tewerk en werkt nauw samen met andere Belgische en buitenlandse audiovisuele agentschappen om mediaprofessionals te helpen hun projecten te realiseren.
Modules
Uitdaging
VAR's ambitie is om haar verkoop-, contractbeheer- en financiële processen volledig te digitaliseren.
- VAR wants a solution that allows it to develop, send and sign tailor-made commercial contracts for its customers and to involve all stakeholders involved in a long-term collaboration.
- De VAR wil een oplossing die de hele bedrijfsstroom dekt; van het bestellen van reclamespots (het maken van reclamecampagnes) tot de facturatie.
- De VAR wil deze oplossing kunnen integreren in een bestaande softwareomgeving die wordt beheerd door andere externe partners (klantenwebportaal "myVar", Power BI en de interface voor het boeken van campagnecommercials)
Oplossing
Dit grootschalige project vormde een grote uitdaging wat de analyse van de bedrijfsbehoeften betreft. Eezee-IT ontwierp een Odoo-omgeving op maat met een hoge toegevoegde waarde dankzij een projectteam bestaande uit een projectmanager, twee analisten en een ontwikkelingsteam.
Er werd gestart met bestaande toepassingen, maar er werd tevens een module voor contractbeheer van nul af aan ontwikkeld.
Voor het contractbeheer kan de gebruiker dynamisch een contract opstellen door contractclausules toe te voegen, te schrappen en te wijzigen met behulp van een volledig nieuw ontwikkelde interface. De gebruiker kan ook contractsjablonen maken naargelang van het type samenwerking met zijn cliënten. Het contract kan vervolgens via Odoo worden verstuurd en online worden ondertekend. Na de totstandkoming van het contract is de follow-up van alle contracten van cruciaal belang om de verkoopteams in staat te stellen een efficiënt beheer van hun prospects en klanten te verzekeren. De uitdaging bestond erin een interface te ontwikkelen die gebruiksvriendelijk en flexibel genoeg was om de complexiteit van dit commerciële contractproces aan te kunnen.
De module Contacten speelt een belangrijke rol bij het tegemoetkomen aan de wens van de VAR om zoveel mogelijk informatie over deze klanten te centraliseren. Van de vereiste wijzigingen is de integratie met Atradius via een API waarschijnlijk de interessantste; het doel is informatie op te vragen over de kredietwaardigheid van klanten en hen een beperkt kredietniveau te kunnen toekennen.
De verkoop- en boekhoudmodules zijn verbonden met een servicebus die communiceert met andere software om een volledige workflow voor campagnebeheer te bieden. Via een geautomatiseerd proces ontvangt Odoo informatie over campagnes die via de busdienst zijn geboekt en vertaalt deze naar een inkooporder. Bestelformulieren worden bijgewerkt (versioned) zodra de campagne wordt gewijzigd in de speciale software van derden. De mogelijkheid van ondertekening van deze bestelbonnen door werknemers.
De inkooporder is het uitgangspunt voor het factureringsproces, dat ook op maat moet worden ontwikkeld om aan hun behoeften te voldoen. Op geautomatiseerde wijze facturen en creditnota's genereren, zorgen voor een ergonomische follow-up van de facturering in de tijd naargelang de uitvoering van de reclamecampagnes, kortingen beheren volgens vooraf bepaalde commerciële overeenkomsten, het provisiebeleid van VAR's (kortingen) integreren voor hun grote klantenaccounts... de uitdagingen waren talrijk voor onze analisten en ontwikkelaars om een digitalisering met de best mogelijke gebruikerservaring te garanderen.
Resultaten
Uitgaande van het standaard Odoo framework en dankzij de flexibiliteit van Odoo's technologie, was Eezee-IT in staat een omgeving te ontwerpen die aansloot bij de bedrijfs-, operationele en financiële processen van zijn klant en zo software met een hoge toegevoegde waarde te genereren.
