Xavier Monnoyer Soudure
Herstellasactiviteiten digitaliseren, van interventie op locatie tot facturatie
Invoicing Productie Verkoop Projectmanagement Tijdsregistratie Manufacturing
Xavier Monnoyer Soudure werd opgericht in 2006, na jarenlange ervaring in industrieel laswerk, en bouwde een sterke reputatie op in herstellaswerken, zowel in het atelier als rechtstreeks bij klanten op locatie. Vanuit een speciaal uitgeruste site van 800 m² in Gembloux, geschikt voor zware en grote onderdelen, vertrouwt het bedrijf op een team van ervaren techniekers die gespecialiseerd werk uitvoeren in veeleisende omgevingen.
Uitdaging
Terreinactiviteiten, projectbeheer en financiële processen samenbrengen binnen één operationeel platform.
4 belangrijkste doelstellingen
- Een nauwkeurige opvolging van gepresteerde uren, verbruikte materialen en afgelegde afstanden door techniekers op locatie.
- Papieren formulieren, Excel-bestanden en losse tools vervangen door één gecentraliseerd platform toegankelijk voor zowel administratie als techniekers.
- Meer projectzichtbaarheid creëren door operationele activiteiten rechtstreeks te koppelen aan klanten, projecten en financiële gegevens.
- Een schaalbare managementstructuur opzetten die toekomstige groei ondersteunt zonder extra administratieve complexiteit te creëren.
Oplossingen
Vooraleer het systeem werd geconfigureerd, focuste het Eezee-team zich eerst op het begrijpen van hoe techniekers dagelijks werkten, zowel in het atelier als op locatie. Het doel was niet enkel administratie digitaliseren, maar ook het dagelijkse werk van techniekers vereenvoudigen en tegelijk meer operationele zichtbaarheid creëren.
1Verkoop, projecten, boekhouding en terreinactiviteiten verbonden in Odoo
De eerste fase focuste zich op het centraliseren van de operationele basis van het bedrijf: offertes, klantenbeheer, projectopvolging, producten, boekhouding en terreinactiviteiten. Waar informatie vroeger verspreid zat over papieren documenten, Excel-bestanden en aparte systemen, wordt vandaag alles gedeeld binnen één omgeving die administratieve teams verbindt met techniekers op locatie.
2Een terreinapplicatie ontwikkeld rond de realiteit van techniekers
Techniekers hadden nood aan een eenvoudige manier om werk te registreren zonder extra administratieve last te creëren. In plaats van meerdere applicaties of complexe processen op te leggen, werd een specifieke tijdsregistratieomgeving ontwikkeld waarin alles wat nodig is voor dagelijkse activiteiten samenkomt binnen één mobiele ervaring.
3Projectstructuren opgebouwd rond de operationele realiteit
In plaats van geïsoleerde processen te implementeren, werd het project opgebouwd rond hoe werk werkelijk doorheen het bedrijf stroomt: van klantaanvragen en offertes tot interventies op locatie, projectopvolging en facturatie. Deze relaties vroeg structureren zorgde ervoor dat operationele informatie natuurlijk tussen afdelingen kan doorstromen zonder nieuwe silo’s te creëren.
Projecten werden de centrale operationele laag die klanten, techniekers, terreinactiviteiten en financiële processen met elkaar verbindt. Deze structuur creëert meer zichtbaarheid en maakt toekomstige groei beheersbaar zonder bijkomende administratieve complexiteit.
Resultaten
Gecentraliseerde operaties
& meer zichtbaarheid
op terreinactiviteiten
Meer controle over projecten, minder administratie
Het beheren van terreinactiviteiten betekende vroeger het verzamelen van papieren documenten, manueel samenbrengen van Excel-bestanden en informatie vergelijken tussen verschillende systemen. Vandaag stromen operationele gegevens rechtstreeks van techniekers op locatie naar projecten, offertes, facturatie en rapportering. Teams spenderen minder tijd aan administratie en meer tijd aan werk voor klanten.
Naast operationele verbeteringen beschikt Xavier Monnoyer Soudure vandaag over een gecentraliseerd managementplatform waarin projecten, klanten, financiële gegevens en terreinactiviteiten gedurende het volledige proces met elkaar verbonden blijven.
- Betere zichtbaarheid op gepresteerde uren, verbruikte materialen en verplaatsingskosten
- Projecten rechtstreeks verbonden met operationele activiteiten en klantenbeheer
- Snellere administratieve verwerking en minder manuele invoer
- Eén gecentraliseerde ERP die verkoop, boekhouding, projecten en terreinactiviteiten samenbrengt
Mobiele tijdsregistratie aangepast aan het werk van techniekers
Techniekers die rechtstreeks bij klanten werken, kunnen geen kostbare tijd verliezen met complexe ERP-schermen of voortdurend wisselen tussen verschillende tools. Daarom werd de registratieomgeving ontwikkeld rond eenvoud: alles wat nodig is tijdens een werkdag is beschikbaar via één mobiele interface.
- Techniekers registreren gewerkte uren rechtstreeks via mobiele toestellen terwijl deze automatisch gekoppeld blijven aan het juiste klantproject.
- Verbruikte materialen zijn rechtstreeks beschikbaar binnen de registratieomgeving zodat techniekers gebruik kunnen registreren zonder extra papierwerk.
- Afgelegde kilometers kunnen samen met tijdsregistraties ingevoerd worden, waardoor management meer zicht krijgt op verplaatsingskosten en terreinactiviteiten.
- De volledige workflow werkt met een vereenvoudigde toegangsstructuur waardoor frictie vermindert terwijl alle gegevens gecentraliseerd blijven in Odoo.
Projecten rechtstreeks verbonden met operationele en financiële opvolging
Terreinactiviteiten creëren pas waarde wanneer ze verbonden blijven met klantprojecten en financiële processen. De geïmplementeerde structuur zorgt ervoor dat operationele data op natuurlijke wijze doorheen het volledige bedrijfsproces stroomt.
- Elke klant is gekoppeld aan specifieke projecten die fungeren als centraal punt voor operationele opvolging.
- Gepresteerde uren, verbruikte materialen en verplaatsingsinformatie dragen automatisch bij aan projectzichtbaarheid en opvolging.
- Offertes, projectuitvoering, facturatie en klantenbeheer werken binnen dezelfde omgeving waardoor informatiesilo’s verdwijnen.
- Management krijgt een duidelijker zicht op projectrendabiliteit en operationele vooruitgang zonder manuele consolidatie.
Een gecentraliseerde ERP ter vervanging van gefragmenteerde tools
Overschakelen van losse systemen vereiste meer dan enkel software vervangen. Het project focuste zich op het creëren van één operationele omgeving die zowel terreinactiviteiten als administratief beheer ondersteunt.
- Boekhouding, die vroeger in aparte systemen beheerd werd, is vandaag volledig geïntegreerd in Odoo.
- Productreferenties en operationele informatie zijn gecentraliseerd waardoor gegevens consistenter beheerd worden tussen teams.
- Commerciële opvolging omvat nu het volledige proces: verstuurde offertes, uitgaande facturen, betalingsstatus en klantopvolging.
- In plaats van voortdurend te wisselen tussen papieren formulieren, spreadsheets en losse applicaties, werken teams vandaag vanuit één enkele bron van waarheid.
Ontmoet onze experts !
Valentine was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor u kan doen.
