UMI Brussels
De efficiëntie van nachtoperaties optimaliseren met een snelle, betrouwbare POS en een naadloze eventorganisatie.
POS Invoicing Evenementen Inventory Dispatch & Planning
UMI is een bekende Brusselse nachtclub die elke week evenementen en open-air feesten organiseert met internationale artiesten. De venue beheert meerdere stages, diverse line-ups en uiteenlopende technische vereisten voor performers van over de hele wereld.
Uitdaging
Naarmate UMI groeit en grotere artiesten aantrekt, staat het team voor verschillende operationele uitdagingen:
4 belangrijkste doelstellingen
- Een modern en betrouwbaar POS-systeem
- Snelle en vlotte betaalverwerking
- Gecentraliseerde planning van evenementen en artiesten
- Nauwkeurige stockcontrole voor de baroperaties
Oplossingen
Eezee implementeerde een gecentraliseerd Odoo-platform waarmee UMI zowel de voorbereiding van evenementen als de verkoop ter plaatse efficiënt kan beheren met geïntegreerde tools.
1Event- en artiestenplanning via Project
De volledige eventworkflow wordt beheerd in Odoo Project: artiestenboekingen, stageplanning, technische benodigdheden en day-of vereisten. Artiesten leveren al hun informatie aan via een Odoo-formulier, dat automatisch de benodigde taken aanmaakt en zorgt voor een vlotte coördinatie tussen de teams.
2Snelle en stabiele POS-implementatie
UMI beschikt nu over een performant POS-systeem dat werkt via 4G/WiFi, met terminals die onafhankelijk van Odoo kunnen functioneren. Zo is de dienstverlening verzekerd, zelfs tijdens piekuren op zaterdagavond.
3Voorraadbeheer en boekhouding geïntegreerd in de operaties
Alle barproducten ongeveer 60 items worden nu opgevolgd in Odoo Voorraad, ter vervanging van het vroegere Excel-systeem. De boekhouding is volledig gekoppeld aan de POS-operaties voor een nauwkeurige financiële opvolging.
Resultaten
Geünificeerde operaties
&
verhoogde
efficiëntie
Dankzij betrouwbare POS-terminals en geoptimaliseerde workflows verwerkt UMI betalingen sneller en worden grote bezoekersstromen zonder frictie beheerd. De eventplanning is gecentraliseerd, waardoor teams elke avond kunnen voorbereiden met alle nodige technische en logistieke informatie.
Met realtime stockopvolging en verbeterde zichtbaarheid vermindert het team aanzienlijk de manuele taken en voorraadfouten.
- Geïndustrialiseerde processen en gegarandeerde schaalbaarheid
- Verbeterde bezoekers- én artiestenervaring
- Geoptimaliseerd voorraad- en financieel beheer
Gecentraliseerde planning van evenementen en artiesten
UMI beheert alle details — line-ups, stages, technische behoeften, documenten in Odoo Project.
- Duidelijk overzicht van alle eventelementen
- Efficiënte coördinatie met artiesten en interne teams
- Vlotte voorbereiding van complexe multistage-setups
Snel en betrouwbaar POS-systeem
Een dubbel-POS-opstelling ontworpen voor intens nachtelijk gebruik, ondersteund door onafhankelijke terminals en multi-netwerkconnectiviteit.
- Ononderbroken service dankzij 4G/WiFi fallback
- Geoptimaliseerde orderverwerking aan de bar
- Schaalbare setup op bestaande en nieuwe VIVA-terminals
Geïntegreerd voorraadbeheer en boekhouding
UMI beheert nu meer dan 60 barproducten volledig in Odoo, wat realtime zichtbaarheid en automatische financiële opvolging mogelijk maakt.
- Nauwkeurige monitoring van producten en verbruik
- Volledig inzicht van baroperaties tot boekhouding
- Tijdwinst door het afscheid van Excel
Ontmoet onze experts !
Valentine was verantwoordelijk voor dit geweldige project!
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor u kan doen.
