VLM
Een moderne ERP-oplossing om planning, verkoop en fleetbeheer te optimaliseren met WhatsApp-integratie
Invoicing Verkoop Projectmanagement Dispatch & Planning
VLM is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in montagewerken, hijswerken, mechanisch onderhoud en revisie, metaal- en roestvrijstaalconstructies, interne machineverplaatsingen, industriële verhuizingen, lassen op locatie en meer. Het bedrijf richt zich op een brede waaier van industriële ondernemingen, kmo’s en overheidsinstellingen en streeft ernaar een betrouwbare partner te zijn die steeds voldoet aan de verwachtingen en vereisten van zijn klanten.
Uitdaging
VLM maakte gebruik van Excel, WhatsApp en papieren timesheets voor het beheer van teams en de opvolging van projecten, met zeer beperkte digitalisering van planning en personeelsbeheer.
4 belangrijkste doelstellingen
- Gebrek aan gecentraliseerde planning en projectopvolging
- Inefficiënte manuele tijdsregistratie en rapportering
- Beperkte zichtbaarheid op voertuig- en personeelsinzet
- Gefragmenteerde communicatie met de teams op het terrein
Oplossingen
Eezee-it implementeerde een moderne Odoo ERP-oplossing om planning, verkoop en boekhouding te centraliseren. De oplossing is opgebouwd rond drie kernpijlers:
1Gecentraliseerd planningsplatform
- Eén centrale hub voor alle projectplanningen, taken en personeelsinzet
-
Integratie van Planning-, Verkoop- en Boekhoudmodules voor een holistisch overzicht
- Gestandaardiseerde workflows ter vervanging van papieren processen
2Overzicht van vloot en middelen
- Centralisatie van voertuig- en personeelsopvolging in één systeem
- Centraal dashboard voor opvolging van voertuiggebruik, chauffeurstoewijzingen en onderhoud
- Koppeling met de real-time geolocatie-oplossing van VLM (Geotracer) voor live tracking van de vloot
- Uniform datamodel dat vloot, projecten en planning met elkaar verbindt
3Vlotte communicatie met medewerkers
- Integratie van WhatsApp voor het verzenden van dagelijkse planningen en updates
- Behoud van vertrouwde communicatiekanalen voor de teams op het terrein
- Centrale logging van berichten voor transparantie en traceerbaarheid
Resultaten
Geünificeerde werking
& verhoogde
operationele efficiëntie
Dankzij de implementatie van een gecentraliseerd planningssysteem in Odoo beschikt VLM vandaag over volledige zichtbaarheid op alle projecten, medewerkers en vlootmiddelen. Processen die voorheen verspreid waren over Excel, WhatsApp en papieren workflows functioneren nu binnen één digitale operationele flow.
Met real-time updates, geautomatiseerde meldingen en geïntegreerde opvolging van projecten en voertuigen kunnen managers sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen, terwijl medewerkers duidelijke instructies ontvangen via vertrouwde kanalen.
Dit heeft geleid tot een aanzienlijk betere coördinatie, minder fouten en een hogere operationele efficiëntie over alle sites heen.
- Gecentraliseerde planning en personeelsbeheer
- Geoptimaliseerd vlootgebruik en middeleninzet
- Vlotte en efficiënte communicatie met medewerkers
Planningsmeldingen via WhatsApp voor medewerkers
Een concrete verbetering van de communicatieflow: dagelijkse planningen en updates worden rechtstreeks vanuit Odoo via WhatsApp naar de medewerkers gestuurd. Dit zorgt voor snelle en betrouwbare communicatie tussen werf en hoofdkantoor, zonder de vertrouwde tools van de medewerkers te veranderen.
- Onmiddellijke verzending van dagelijkse planningen en updates
- Snellere afstemming tussen teams op locatie en het hoofdkantoor
- Minder misverstanden en last-minute wijzigingen
Dynamische opvolging van kilometerstanden en chauffeurstoewijzingen
Voortbouwend op het vlootoverzicht laat deze functionaliteit managers toe om te zien welke chauffeur aan welk voertuig is toegewezen en automatisch het aantal gereden kilometers per rit te volgen, wat de operationele efficiëntie verhoogt.
- Automatische kilometerregistratie per project
- Real-time zichtbaarheid van chauffeurstoewijzingen
- Voorkomen van conflicten of overlappingen in vlootgebruik
Projecttaak-zichtbaarheid en geautomatiseerde opvolging
Als onderdeel van de gecentraliseerde planning zijn taken rechtstreeks gekoppeld aan projecten en offertes. Hierdoor kunnen managers de voortgang opvolgen en automatisch achterstallige of aankomende taken identificeren.
- Taakopvolging op projectniveau voor alle lopende werkzaamheden
- Automatische herinneringen voor statusupdates of timesheets
- Duidelijke rapportering voor managers zonder manuele consolidatie
Ontmoet onze experts !
Loïc was verantwoordelijk voor dit geweldige project!
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor u kan doen.
