Le Centurion
Een geïntegreerd multi-company boekhoudsysteem dat 27 juridische entiteiten in Odoo verbindt
Logistic & Warehouse Invoicing Productie Verkoop
Le Centurion is een Franse familiale groep gespecialiseerd in kaas, die verschillende bedrijven en merken verenigt binnen productie, verwerking, distributie en retail. Van traditionele kaasmakerij tot verwerking en verpakking op maat bedient de groep de foodservice-, industrie- en retailmarkt in Frankrijk en daarbuiten.
Met 27 juridische entiteiten die verschillende activiteiten uitvoeren en die voordien gebruikmaakten van meerdere boekhoudkundige en operationele systemen, werd het beheer van financiële informatie op groepsniveau steeds complexer.
Uitdaging
Een gemeenschappelijk financieel kader creëren zonder de specifieke vereisten van elke onderneming uit het oog te verliezen.
4 belangrijkste doelstellingen
- Boekhoudkundige processen harmoniseren binnen 27 juridische entiteiten die voordien met verschillende boekhoudsystemen werden beheerd.
- Odoo koppelen aan de bestaande systemen voor verkoop, aankoop, facturatie en operationele processen van de groep.
- Financiële teams en goedkeurders een consistente manier bieden om financiële documenten te verwerken, goed te keuren en op te volgen.
- De financiële zichtbaarheid op groepsniveau verbeteren dankzij gestandaardiseerde rapportering, intercompany-verrichtingen en consolidatie.
Oplossingen
Het project focuste eerst op de financiële activiteiten van de groep, waarbij Odoo de gemeenschappelijke boekhoudkundige ruggengraat werd voor de verschillende entiteiten. De uitdaging bestond er niet alleen in om boekhouding te implementeren, maar ook om de systemen die al binnen de groep werden gebruikt met elkaar te verbinden en consistente processen te creëren tussen ondernemingen met verschillende activiteiten.
1Een uniforme boekhoudstructuur voor 27 bedrijven
Boekhouding werd het centrale onderdeel van de Odoo-omgeving en biedt een gemeenschappelijk kader voor de verschillende juridische entiteiten van de groep. Aankoop- en verkoopstromen werden gekoppeld aan de boekhoudprocessen, terwijl elke onderneming de informatie en configuratie behoudt die nodig zijn voor haar eigen activiteiten.
2Verbonden aankoop-, verkoop- en boekhoudstromen
Odoo werd geïntegreerd met de systemen die de verschillende bedrijven al gebruikten, in plaats van elk operationeel proces in één tool onder te brengen. Leveranciersdocumenten, klantenfacturen en financiële gegevens worden automatisch uitgewisseld, waardoor manuele overdrachten worden beperkt en boekhoudteams de nodige informatie rechtstreeks in Odoo ontvangen.
3Een gecontroleerd goedkeuringsproces voor financiële documenten
Met ongeveer 30 interne gebruikers en 92 portalgebruikers vereiste de goedkeuring van facturen een workflow die rekening kon houden met verschillende entiteiten, rollen en toegangsrechten. Eezee paste de Odoo-omgeving aan zodat externe goedkeurders toegang kregen tot de documenten die voor hen relevant zijn, terwijl de zichtbaarheid per bedrijf gecontroleerd blijft.
Resultaten
Eén financiële ruggengraat
& meer zichtbaarheid
binnen de groep
Een gemeenschappelijk financieel kader voor een complexe groep
Voor Odoo werd financiële informatie verspreid over verschillende systemen die door de 27 bedrijven van de groep werden gebruikt. Het project creëerde een gemeenschappelijke financiële omgeving, terwijl de operationele tools die elke entiteit al gebruikte behouden bleven.
Financiële gegevens stromen nu via gekoppelde systemen naar Odoo, waardoor boekhoudteams een meer consistente manier hebben om transacties te verwerken, activiteiten op te volgen en informatie binnen de groep te consolideren.
- Eén boekhoudomgeving voor 27 juridische entiteiten
- Geautomatiseerde uitwisseling van financiële gegevens met bestaande operationele systemen
- Betere controle over de goedkeuring van facturen binnen verschillende bedrijven en gebruikersprofielen
- Gestandaardiseerde financiële informatie ter ondersteuning van rapportering en consolidatie op groepsniveau
Een multi-company boekhoudarchitectuur voor groepsactiviteiten
Boekhouding beheren voor 27 juridische entiteiten vereist meer dan simpelweg meerdere bedrijven activeren in een ERP. De Odoo-omgeving werd zo ingericht dat ze de structuur van de groep weerspiegelt, met bedrijfsspecifieke configuraties en tegelijk een gemeenschappelijk financieel kader voor de hele groep.
- Boekhoudkundige activiteiten worden beheerd binnen één gedeelde Odoo-omgeving voor de 27 juridische entiteiten van de groep.
- Bedrijfsspecifieke toegangsrechten zorgen ervoor dat gebruikers alleen toegang hebben tot de entiteiten die relevant zijn voor hun rol.
- Consolidatieprocessen brengen financiële informatie samen op groepsniveau.
- De boekhoudstructuur ondersteunt gestandaardiseerde analyses en rapportering over de verschillende bedrijven heen.
Geautomatiseerde koppelingen tussen Odoo en bestaande systemen
De groep maakte al gebruik van verschillende operationele tools, waardoor integratie een belangrijk onderdeel van het project was. In plaats van elk bestaand systeem te vervangen, koppelde Eezee deze tools aan Odoo zodat relevante financiële informatie automatisch tussen de verschillende omgevingen kan worden uitgewisseld.
- Verkoopfacturen die in Olympe worden aangemaakt, worden automatisch naar Odoo doorgestuurd voor verdere boekhoudkundige verwerking en analyse.
- Aankoopinformatie uit Corim wordt gesynchroniseerd met Odoo, inclusief aankoopdocumenten die de boekhoudteams nodig hebben.
- Bankafschriften uit een externe oplossing voor het centraliseren van bankgegevens worden in Odoo geïmporteerd, voor de grote hoeveelheid bankrekeningen van de groep.
- FileSync- en SFTP-stromen automatiseren de uitwisseling van bestanden tussen Odoo en externe systemen, waardoor manuele imports worden beperkt.
Een goedkeuringsportaal aangepast aan een multi-company organisatie
De standaard goedkeuringsworkflow sloot niet volledig aan bij de structuur van de groep. Daarom werd een specifieke portalervaring ontwikkeld waarmee externe goedkeurders leveranciersfacturen kunnen goedkeuren, terwijl tegelijkertijd wordt gecontroleerd tot welke bedrijven en documenten elke gebruiker toegang heeft.
- 92 portalgebruikers kunnen de omgeving voor factuurgoedkeuring gebruiken zonder interne Odoo-gebruikers te zijn.
- Goedkeuringsgroepen bepalen welke documenten aan elke goedkeurder worden toegewezen.
- Toegangsrechten beperken de zichtbaarheid van facturen volgens de bedrijven waarvoor elke gebruiker gemachtigd is.
- Filters en groeperingsopties maken het voor goedkeurders eenvoudiger om facturen te navigeren en efficiënt te verwerken.
Ontmoet onze experts !
Valentine was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor u kan doen.
