Centre Indépendant d’Aide Sociale (CIAS)
Verhuur van sociale hulpmiddelen getransformeerd door naadloze digitale integratie en realtime voorraadzichtbaarheid
E-commerce Omnichannel POS Klaviyo Shopify Logistic & Warehouse B2B Invoicing Productie
Het Centre Indépendant d’Aide Sociale (CIAS) is een vzw die deel uitmaakt van de Partena-groep. Het biedt een waaier aan diensten om gezinnen te ondersteunen bij het behouden van hun zelfstandigheid ondanks medische uitdagingen. Tot de belangrijkste diensten behoren de verhuur van aangepast medisch materiaal en professioneel advies van ergotherapeuten en maatschappelijk werkers.
Uitdaging
CIAS werd geconfronteerd met een toenemende vraag naar zijn diensten, wat de beperkingen van de bestaande beheersystemen aan het licht bracht. Het voorraadbeheer was onbetrouwbaar, huurcontracten ontbraken aan duidelijkheid, communicatie met klanten verliep voornamelijk telefonisch en veel processen waren nog manueel. Bovendien waren de boekhoudkundige activiteiten niet geïntegreerd met de logistiek, waardoor een volledige digitale transformatie nodig was om de efficiëntie en dienstverlening te verbeteren.
3 Belangrijke doelstellingen
- Een digitaal en geïntegreerd systeem invoeren om de werking te stroomlijnen
- Het voorraad- en huurcontractbeheer verbeteren
- Boekhouding integreren met logistiek voor realtime financiële inzichten
Oplossingen
CIAS werkte samen met Eezee-it om Odoo in te zetten als geïntegreerd beheersplatform, afgestemd op hun behoefte aan schaalbaarheid en maatwerk.
1Geïntegreerde webformulieren en CRM
Eezee-it ontwikkelde webformulieren die geïntegreerd zijn in de CRM- en verkoopmodules van Odoo, waardoor directe orderinvoer en beter klantbeheer mogelijk werden.
2Verhuurmodule voor abonnementsopvolging
De Odoo Verhuurmodule werd geconfigureerd om verhuurartikelen op te volgen en abonnementsfacturatie te automatiseren, wat zorgde voor meer transparantie en efficiëntie.
3Realtime integratie van voorraad en boekhouding
Dankzij Odoo’s voorraadmodule kreeg CIAS realtime zicht op de stockniveaus op verschillende locaties. De integratie met de boekhoudmodule maakte snelle afsluitingen mogelijk en bood toegang tot prestatie-indicatoren die operationele en financiële data combineren.
Resultaat
Gestroomlijnde processen & verbeterde klantenservice
Na een reeks workshops om de processen te herdefiniëren, werd het nieuwe systeem in minder dan vier maanden geïmplementeerd voor 30 gebruikers. Deze snelle uitrol werd mogelijk gemaakt door teamwork en een openheid voor verandering.
De integratie versnelde de werking van CIAS aanzienlijk, wat resulteerde in een betere dienstverlening aan klanten en gezinnen.
Voorraadbeheer in realtime
Dankzij de voorraadmodule van Odoo kon CIAS het medisch materiaal nauwkeurig en in realtime opvolgen, wat leidde tot een optimale beschikbaarheid en toewijzing.
- Live monitoring van stockniveaus
- Efficiënt beheer van materiaal over meerdere locaties
- Betere voorspellingen en resourceplanning
Geautomatiseerde verhuur- en facturatie processen
De Verhuurmodule stroomlijnde het beheer van huurcontracten en automatiseerde de facturatiecycli, wat de werkdruk verlaagde en fouten verminderde.
- Duidelijke opvolging van huurovereenkomsten
- Geautomatiseerde facturatie van abonnementen
- Hogere klanttevredenheid door tijdige communicatie
Geïntegreerde boekhoudkundige en operationele data
Door boekhouding te integreren met operationele modules kreeg CIAS een volledig inzicht in zijn financiële prestaties, wat beslissingen op basis van data vergemakkelijkte.
- Snelle financiële afsluitingen
- Toegang tot gecombineerde operationele en financiële KPI's
- Verbeterde strategische planning en middelenallocatie
Ontmoet onze experts!
Thomas was verantwoordelijk voor dit geweldige project !
Laten we praten over hoe Odoo hetzelfde voor jou kan doen.
