VAR
VAR est la régie publicitaire de la VRT (radio et télévision flamande) et vend des espaces publicitaires en multi-canal (TV, radio, digital) à des agences spécialisées et des annonceurs. Cette organisation basée à Woluwe-Saint-Etienne emploie une cinquantaine de personnes et collabore étroitement avec d'autres régies audiovisuelles belges et étrangères, afin d'aider au mieux les professionnels des médias à concrétiser leurs projets.
Modules
Challenge
VAR a pour ambition de digitaliser entièrement ses processus de ventes, de gestion de contrats et opérations financières.
- VAR souhaite une solution permettant d’élaborer, envoyer et signer des contrats commerciaux sur mesure pour ses clients et impliquer toutes les parties prenantes impliquées dans une collaboration longue durée.
- VAR veut une solution qui couvre le flux business complet ; de la commande de spots publicitaires (création campagnes publicitaires) jusqu’à la facturation.
- VAR souhaite pouvoir intégrer cette solution dans un environnement de logiciels existants gérés par d’autres partenaires externes (portail web client « myVar », Power BI et l’interface pour réserver les spots publicitaires des campagnes)
Solution
Ce projet d’envergure représentait un défi de taille en matière d’analyse de besoin business. Eezee-IT a sculpté un environnement Odoo sur mesure à forte valeur ajoutée grâce à une équipe projet composée d’un projet manager, de deux analystes et d’une équipe de développement.
Nous sommes partis d’applications existantes mais avons également développé un module, en partant de rien, pour la gestion des contrats.
Pour la gestion contractuelle, l’utilisateur est capable de créer un contrat de manière dynamique en ajoutant, supprimant, modifiant des clauses contractuelles à l’aide d’une interface développée « from scratch ». L’utilisateur peut également créer des modèles de contrat en fonction du type de collaboration avec ses clients. Le contrat peut également être envoyé via Odoo et signé en ligne. Après la création du contrat, le suivi de tous les contrats est crucial afin de permettre aux équipes commerciales d’assurer une gestion efficace de ses prospects et clients. L’enjeu fut de développer une interface facile à utiliser et suffisamment flexible pour englober toute la complexité que représente ce processus commercial de contrats.
Le module « Contacts » joue un rôle important pour répondre à la volonté de VAR de centraliser un maximum d’informations sur ces clients. Parmi les modifications qui furent nécessaires, l’intégration avec Atradius grâce à une API est probablement la plus intéressante ; le but étant de récupérer des informations sur la solvabilité des clients et de permettre d’attribuer un niveau de crédit limité à ces derniers.
Les modules « Ventes » et « Comptabilité » sont connectés à un service bus permettant de communiquer avec d’autres logiciels afin d’assurer le flux de gestion des campagnes de publicité de A à Z. Grâce à un processus automatisé, Odoo reçoit les informations concernant les campagnes réservées via le service bus et les traduit en bon de commande. La mise à jour (versioning) des bons de commande se fait dès lors qu’une modification de la campagne est effectuée sur le logiciel tiers dédié. La possibilité de signer ces bons de commande par des employés.
Le bon de commande est le point de départ pour assurer le processus de facturation qui demanda également du développement customisé pour répondre à leurs besoins. Générer des factures et notes de crédit de manière automatisée, assurer un suivi ergonomique de la facturation dans le temps en fonction de l’exécution des campagnes publicitaires, gérer les escomptes en fonction des accords commerciaux prédéfinis, intégrer la politique de commissions (remises) de VAR pour leurs gros comptes client… les défis furent multiples pour nos analystes et développeurs pour assurer une digitalisation avec la meilleure expérience utilisateur possible.
Résultats
En partant du framework Odoo standard et grâce à la maniabilité de la technologie d’Odoo, Eezee-IT fut capable de concevoir un environnement qui s’aligne avec les processus commerciaux, opérationnels et financiers de son client et ainsi générer un logiciel à forte valeur ajoutée.
